情報漏洩の原因の多くは社員の過失！？リスクを防ぐ方法とは

個人情報の漏洩は、企業に罰則を科せられてしまう可能性もあるため、何としてでも防ぎたいものです。しかし個人情報漏洩事件は、毎年必ずどこかの企業で起こっています。一体なぜ、個人情報漏洩事件が起きてしまうのでしょうか？今回は、その原因とリスクを防ぐ方法を解説します。

情報取扱方法をルール化する

実は個人情報漏洩事件の原因としてもっとも多いのが、従業員のミスです。従業員による紛失や置き忘れ、誤操作などが原因で、個人情報が漏洩してしまうのです。そんな従業員のミスによる個人情報漏洩を防ぐため、情報取扱方法をルール化する必要があります。

たとえば、個人が特定できてしまうような重要な情報や、プライバシー情報を取得するときは、社内で誰がどのように管理するのか、明確にルール化しておきましょう。個人情報のずさんな管理こそ、個人情報漏洩につながってしまいます。個人情報の取扱方法を明確に決めておくことで、従業員も個人情報の取り扱いを意識することになり、個人情報漏洩を防ぐことができます。

個人情報の取扱方法をルール化するのと同時に、個人情報に関する社内研修を行うのもおすすめです。研修で、プライバシー保護の重要性や、プライバシー権を侵害してしまう行為、個人情報保護法など、法律で規制されている内容を改めて学びます。そして、個人情報が漏洩してしまったとき、懲戒、損害賠償、社員個人への罰則適用、それによってつく前科などもきちんと伝えましょう。個人情報が漏洩するとどんなリスクがあるのかを社員全員に周知させることが大切です。

アクセス権を制限する

個人情報漏洩事件が起きてしまう原因として従業員のミスの次に多いのが、不正アクセスです。個人情報が漏洩しないよう、まずは不正アクセスを防ぎましょう。

■一部の社員しかアクセスできないようにする

外部から不正にアクセスされたことにより、個人情報が漏洩してしまうということがあります。また、社内全員が個人情報にアクセスできてしまうと、個人情報漏洩のリスクも高まってしまいます。

それを防ぐためには、個人情報へのアクセス権を制限することが大切です。特定の従業員にしか個人情報へのアクセスができないよう、個人情報が入っているファイルやデータにIDやパスワードをかけましょう。また、個人情報のデータはコピーや印刷ができないように設定しておくのもおすすめです。

■インターネットにつながない

個人情報を管理しているパソコンでは、インターネットにつながないようにしましょう。インターネットに繋いでしまうと、ウイルスに感染して不正アクセスされてしまう可能性が高くなります。インターネットにつながないというルールを作るだけで、不正アクセスされるリスクは大幅に下がります。

社員が持ち出せないようにする

個人情報漏洩事件は、社内にいる社員が故意に個人情報を持ち出してしまうことから起きることもあります。社員を疑いたくないという気持ちはどの会社もありますが、だからこそ、社員が個人情報を持ち出せないような環境を作りましょう。私物のUSBメモリやパソコンを社内に持ち込むのを禁止にしたり、個人情報のデータを暗号化したりするのがおすすめです。

漏洩してもすぐわかる環境を作る

万が一社員が個人情報を漏洩してしまっても、それがすぐにわかる環境を作ることも大切です。たとえば、個人情報が入っているファイルのレイアウトを工夫すると、社員が個人情報をコピーしようとしてもすぐにわかるようにできます。また、社内に防犯カメラを設置し、そのことを社員に伝えることで注意喚起することが可能です。

■言い逃れができない状況を作る

個人情報が漏洩したらすぐにわかるような環境を作ったことで、仮に社員が個人情報を漏洩しようとしたことが発覚したとします。そのときに起こり得るのが、社員が「これが個人情報だとは知らなかった」といい逃れをすることです。そのため、個人情報が入っている資料に「マル秘」や「社外秘」といったマークをつけて、誰がどう見ても個人情報だということがわかるようにしましょう。そうすることで、社員が言い逃れできない状況を作ることができます。

■日ごろからコミュニケーションを密にとる

これは、個人情報漏洩以外の不正行為を防ぐことにもつながります。社員の仕事に対するモチベーション維持や、会社への貢献意欲を高めるためにも、日ごろからコミュニケーションを密にとりましょう。また、社員のワークライフバランスを守ることも、不正行為を防ぐことにつながります。

個人情報漏洩の原因と、リスクを防ぐ方法を紹介しました。個人情報は、USBメモリの紛失や置き忘れ、たった一つのクリックによる誤操作など、ほんの少しのミスによって漏洩してしまいます。そしてそのミスから生まれる損害は、非常に重く大きいです。そんな個人情報漏洩を未然に防ぐため、個人情報が簡単に漏洩しないようにセキュリティ対策を万全にし、社員の個人情報取扱に対する意識も高めておきましょう。