個人情報取扱事業者とは？守らなくてはならない義務や責務を解説！
法律には、個人情報を取り扱う事業者が守らなくてはいけないことが明記されています。不特定多数の人に個人情報が流出しないようにセキュリティに万全を期さなければいけません。それは紙媒体だけではなくデータも同様です。法律と義務について紹介するので、ぜひ参考にしてください。
個人情報取扱事業者とは
いくつかの情報を組み合わせれば、簡単に個人が特定されます。それは個人だけではなく、企業や国の安全も揺るがすことになりかねないので、取り扱いは慎重に行います。
個人情報保護法とは
個人情報を取り扱う事業者が守らなくてはいけないことは法律で定められています。2005年に制定されました。2022年に法律が改定されています。時代の流れやデジタル化などの影響により、セキュリティに関する分野の改定はさらに進んでいくと見られています。法律では守るべき義務が定められているので、顧客や取引先などの安全を守るために法律を遵守してください。
個人情報取扱事業者とは
ほとんどの個人、企業、団体が個人情報データベースなどの事業と関わりを持っています。たとえ個人事業主であっても、顧客情報や職務上知ることになった情報は保有しているので、組織の規模にかかわらず全員が関係していると認識しましょう。いくつかの情報があれば簡単に個人を特定できます。紙媒体に限らずデータで保管している場合にも、流出することがないように充分気を付けるようにしましょう。
個人情報取扱事業者が守らなくてはならない義務
多くの義務を負うことになりますが、1つずつ内容を理解するだけではなく、自身も従業員も実行しなければいけません。
安全管理措置義務
安全に情報を取り扱うために必要な処置を講じなくてはいけません。これは外部委託する場合も同じです。職務上知ることのできた情報を社外の人が知ってしまうことはありますが、情報が外部に流出するのを防ぐために、契約時に秘密保持契約書を締結しておきましょう。
第三者提供の制限
本人の同意を得ずに第三者の情報を提供してはいけません。ただし、同意を得られた場合はこの限りではありませんが、むやみやたらと多くの人に開示してはいけません。あくまで職務上知る必要がある人に限定されます。たとえグループ会社内であっても、情報を提供するためには本人の同意が必要です。また、同じ部署に個人のデータを交換する場合はこちらに該当しません。混同しないように気を付けましょう。
利用目的の特定
どのような目的で個人情報を利用するのか明確にする必要があります。たとえば、サービス精度の向上のためではなく、サービス精度を向上するために、どのような場面でどのような方法で利用するのかを明確にします。また、明確にするだけではなく、開示しておく必要があります。
そして、サービス内容の変更が発生した場合でも、始めに決定した利用目的の範囲を超えないようにします。こちらは、サービス内容の変更が発生するたびに、勝手に利用目的を自由に変更できないようにするためです。そのために制限が必要となっています。
個人情報取扱事業者が義務に違反した場合は罰則がある
法律に違反することはあってはいけないことです。違反した場合には罰則があります。さらに重大な事態を引き起こした場合にはこの限りではありません。
懲役または罰金刑に処される
不正な利益を得る目的で個人データを盗んで悪用した場合に罰則があります。1年以下の懲役または50万円以下の罰金刑です。また、委員会の命令違反による罰則は、6か月以下の懲役または30万円以下の罰金刑です。このような罰則を受けると、社会的信用が失墜し、企業の今後の経営にも不安を与えることになりかねません。取引先や顧客が離れるだけではなく、従業員の離職にもつながってしまうので、認識不足という言葉で通用しないことを知っておきましょう。
慎重に取り扱うこと
個人情報を適切に取り扱わなくてはいけない立場にある人が、適切に管理しなかったことにより発生した不利益や社会的信用の失墜の信頼を取り戻すためには、時間も労力もかかってしまいます。セキュリティはもはや当たり前の状態で、セキュリティに不備がある状態が異常となりました。
そのため、社会もセキュリティに対して求めているレベルがとても高く、一度でも間違いを犯してしまうと社会的信用を失墜してしまう可能性は充分あります。
また、不利益を被ってしまった人々のケアにも時間と労力を割く必要があります。そして、国の安全や人々の財産を揺るがす事態が発生した場合は、さらに重たい罰則が科される可能性があります。決して認識不足という言葉で片付けられません。慎重にデータを取り扱うようにしましょう。
まとめ
認識不足という言葉では簡単に片づけられません。個人情報取扱事業者は個人が特定されないようにしましょう。法律は目まぐるしく改定されているので、知識不足いう状況に陥らないように情報を入手しておきましょう。法律の内容はインターネットから調べられます。また、どのようなケースや内容が法律に触れてしまうのか詳しく解説している書籍なども販売されているので、知識を深めるために目を通しておきましょう。
