知っておこう！オプトアウトとはどういう制度？

最近は個人情報の取り扱いに関しては法改正もあって、より慎重さが求められるようになってきました。そんな中で、しばしば耳にするようになってきた言葉にオプトアウトがあります。

これはどのような意味で、どこに気をつけるべきなのでしょうか。

メール配信や情報提供をやめてもらう手段

例えばネットショッピングを利用したときには、注文内容確認の画面で「お知らせメールを受け取る」と言った項目を目にしたことがあるはずです。この項目には、店舗からのお知らせやレビュー通知のためのメールなどがあり、チェックボックスにマークが入っている状態が一般的です。

これらのメール配信を望まないときには、ユーザーの方がチェックを外すことになります。これが代表的なオプトアウトの形と言えるでしょう。オプトアウトは英語の「opt」と「out」を組み合わせた言葉です。

まず「opt」は選ぶと言う意味で「out」はこの場合は外すと言ったニュアンスと考えて良いでしょう。つまり、自身で選択して相手方の行為をやめてもらうのがオプトアウトです。これとは反対にオプトインがありますが、こちらは利用者が積極的に同意することを求めていきます。

「個人情報保護方針に同意して手続きを進める」と言ったチェックボックスが表示されることがありますが、これが代表例と考えられるでしょう。したがって、オプトアウトの方がサービス提供側にとって有利な仕組みと言えます。

なぜなら最初にチェックボックスにマークを入れておけるので、利用者がこれに気づかずに確認ボタンを押した場合には、メール配信などをおこなって構わないからです。オプトインの場合は利用者が任意にチェックボックスにマークを入れる必要があるので、相対的に厳格な手続きと言えるでしょう。

オプトアウトについては法律で厳格に定められている

幅広く使えるオプトアウトの仕組みですが、これだと重要な情報を提供するような場合でも、利用者が気づかずに最終確認ボタンを押した場合には、困ったことになるのは明白です。

例えば、利用者は気づかないうちに個人情報の第三者提供に同意したことにされてしまうわけですから、その用途は限定すべきと考えられました。これによって現在では個人情報を扱う場合には法規制が用意されているため、好き勝手に活用すると違法行為とみなされかねません。

このような法律が用意された背景には、2014年に世間を驚かせた通信教育大手企業の大規模な個人情報流出問題があります。この問題においては、大手会社の業務委託先社員が、利用者が気づかない間に不正に大量の個人情報を手に入れていました。そして当該個人情報を売ってしまったのです。

その情報は合計で3000万件を超えており、非常に大規模な流出事故としてメディアで取り上げられました。このときに他のリスト販売業者に広げるために、オプトアウトの手法を使っていたわけです。政府はこの事例などを見て、個人情報保護法を改正し、オプトアプトの利用についても厳格に定められることになりました。

利用時の判断としては、サービス提供者の方は重要ではないお知らせメールを送る程度なら、使って構いません。しかし要配慮個人情報を第三者提供するときなどには、この仕組みは使えません。要配慮個人情報は氏名や住所などの個人データを拡大したもので、例えば病歴や犯罪歴の他に政治信条なども含まれます。

現在の法律では、これらの情報を第三者に提供する場合には、オプトインの方を使って確認を取るべきと考えましょう。勘違いされることもあるかも知れませんが、集めてはいけない・第三者に渡してはならないと言うことではありません。そのための方法が厳格化されているので、制度に基づいて仕組みを考えていくことが大切なのです。

オプトアウトを実装するときの注意点

それではこの制度を実際に利用する際の注意点について、見ていくことにします。とにかくチェックボックスと注意書きだけ付けていれば良いと言うわけではないので、制度趣旨を理解して取り組んでいくようにしましょう。

まず、第三者への提供を利用目的とすることを明確にしていくことが大切です。個人情報に関しては基本的に、その持ち主に選択権を与えるべきと考えて良いでしょう。どのような目的で使うのかを知らせないと、利用者の方も判断できませんから、ここはわかりやすくしておきます。

これに合わせてどのような情報を提供するのかも、明確にしておくことが必要です。アンケート結果を第三者機関に渡したいときなどは、そのどの部分を提供するのかを示していくわけです。なお、提供手段についても明確にしていきましょう。紙媒体にして郵送するのか、インターネットを使うのかなどを示しておきます。

更に本人が嫌だと思ったときには、差し止めるための手段を用意することも大切です。これらについては記事では書ききれない部分もあるため、個人情報保護法について書かれた書籍を参考にしつつ、プロにも相談して考えていくと良いでしょう。うっかりと法に抵触する行為をした場合、罰金などの制裁を受ける可能性があります。

個人情報保護法に基づくオプトアウトの制度について見てきました。近年の改正によって厳格化されているため、個人情報を扱う場合には注意しておいたい部分となります。法改正によって複雑化しており、解釈もやや難しい要素が多いため、積極的にエキスパートに相談して対策を検討したほうが安心でしょう。

例えうっかりであっても、近年の世間のコンプライアンス遵守への期待度を考えると、何らかのトラブルが生じた場合には影響が大きくなりやすいです。