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顧客リストが流出!?情報漏洩が発覚したときの対処法とは

公開日:2022/02/01  最終更新日:2022/02/28


情報漏洩のニュースは誰もが一度は目にしたことがあると思いますが、とても怖いですよね。自分の会社の顧客情報が流出するという事態は何としてでも避けたいものです。今回は情報漏洩の主な原因と対処法、そして再発防止する方法をご紹介します。ぜひ最後までご一読ください。

顧客情報流出の主な原因

顧客情報流出の原因としては、どのようなものがあるのでしょうか。

まず1つ目は、自社の社員による紛失や置き忘れなどが挙げられます。パソコンやモバイルデバイス、紙媒体などを社外に持ち出して置き忘れてしまったり、失くしてしまったりするケースで、顧客情報流出の原因として一番多いというのが現状です。技術の進歩によりパソコンやモバイルデバイスが軽量化し、持ち運びがしやすくなった結果、同時に紛失する可能性も高くなったと考えられます。

また、近年では新型コロナウイルス感染拡大がきっかけとなり、会社に出社せずにテレワークを推奨する企業が増えるなど、働き方が大きく変わってきています。カフェやコワーキングスペースなどで業務をする人も増えたことでしょう。場所を選ばずに仕事をすることができるようになったのはよいですが、同時に紛失や置き忘れによる情報漏洩のリスクが高まることも事実です。

2つ目に挙げられる原因は誤操作や誤送信です。こちらも先ほどの紛失や置き忘れと同様に、情報流出の原因の多くを占めます。特に多いのがメールの誤操作によって、送信先などを間違えてしまい、顧客情報を流失させてしまうケースです。たとえば、顧客リストを間違えて名前が似ている人に送ってしまったり、添付するファイルを間違えてしまったりするなどが挙げられます。

3つ目に挙げられる原因は、ウイルス感染や不正アクセスによる顧客情報の流出です。これらは高度な技術によって侵入されてしまうケースもありますが、セキュリティ管理の甘さによって侵入されるケースもあるので何かしら対策をしておくことが求められます。

顧客リストが漏洩してしまったときの対処法

もし顧客リストが漏洩してしまった場合、まずしなければならないことは、情報漏洩の発生状況を正確に確認し、把握することです。情報漏洩が発覚するきっかけとしては、外部のセキュリティ機関からの通知や顧客からのクレーム、または誤送信や紛失などをしてしまった張本人からの報告などが挙げられます。

その際に、誰がいつどこで発見したのか、情報流出の発生した日時と情報の内容、現時点での対応状況などを整理し、正確に把握する必要があります。なぜなら、この作業をしないと被害をどのように止めるかという具体的な策を導き出すことができないからです。

その次にするべきことは、情報漏洩が起きた根本的な原因は何なのかを突き止めること。顧客リストが漏洩した原因が、社員が個人情報を保管している外部メディアを紛失したことだとするならば、なぜ紛失してしまったのかということだけではなく、個人情報を簡単に持ち出すことができる状況、外部メディアに保管している意味などにも目を向けて根本的な原因を掘り下げていかなければなりません。

そして最終的にすべきことは、緊急対策本部を設置して情報漏洩の事実を公表することです。公表はできる限り早く行うほうがよいといえます。なぜなら、社会的信用を失うという被害を最小限に抑えることができるからです。また、緊急対策本部を設置したことや、対応デスクの有無と連絡先、暫定的な対処などについても明示しましょう。

再発防止する方法とは

顧客情報流出の再発防止のためには、どんなことができるのでしょうか。

まず、社員が個人情報や機密情報に近寄りにくくするということが挙げられます。誰でも簡単に顧客情報を見ることができたり、持ち出せたりする状況だと、情報漏洩のリスクも高くなります。顧客情報を見ることができる人を制限する、機密情報を保存したパソコンはインターネットにつながないようにするなどの工夫が必要です。

次に、情報漏洩が意図的に行われることを想定し、情報漏洩を見つけやすいようにするということが挙げられます。防犯カメラを設置する、レイアウトを工夫するなどの対策が必要です。

そして、社員に機密性の高い情報であるという意識を持ってもらうことが挙げられます。社員が多ければ多いほど、この意識を全員に持ってもらうことは難しくなりますが、とても重要なことです。きちんとルールを作る、マル秘表示をして重要な書類であることを認識させるなどの工夫をしましょう。

そして、社員にルールを守ってもらうためにも、普段から社員の声を経営に反映させるなどしてモチベーションを上げておくことが重要です。

 

情報漏洩の原因や対処法について見てきましたが、大切なことは普段から情報漏洩が起きないように最善を尽くすことです。また、情報漏洩が起きてしまったときのことを考えて、シミュレーションしておくことも重要であるといえるでしょう。

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