営業リストを作るなら知っておきたい！名寄せとは何か意味を解説！

地道ながら確実に営業を固めていくためには「営業リスト」の存在が欠かせません。営業リストにはさまざまな作成方法がありますが、まずは「名寄せ」についてしっかりと押さえておくことが重要です。では、名寄せとは一体どんなものなのでしょうか。この記事では営業リストと名寄せの関係について詳しく解説します。

名寄せとは

営業データの作成において「名寄せ」は必須です。名寄せとは、データベース上にあるさまざまな情報を基に重複したデータを見つけ出し、時には削除をしながら「一つの情報に整理する」作業を意味します。たとえば、全国に複数の店舗がある法人は、本社や営業支所、連絡先などが複数存在しており、あたかも別の会社が複数あるように見えてしまいます。

もしも名寄せをせずに何度も同じ企業に営業を行ってしまったら、相手に与える印象も悪く営業活動としても非効率です。営業リストを作り、その情報を基に営業を行うなら、名寄せを行い不要な情報は整理すべきなのです。効率よくデータを使うことで営業力のアップにも結び付きます。

名寄せをしないとどうなる？

名寄せをしないでそのままのデータを営業リストとして活用してしまったらどうなるでしょうか。名寄せをしない場合、以下のようなトラブルが考えられます。

複数の担当者から営業を行ってしまう

名寄せをしていないと同じ会社の複数の窓口が1本化されないまま残された状態です。その状態に気が付かないまま、複数の営業担当者が何度も連絡をしてしまうと、好印象どころかしつこい営業だと勘違いされてしまいます。

DMやカタログを何度も送ってしまう

営業リストを使って定期的にDMや自社のカタログを送付している場合、1つの会社にいくつもの同じDMやカタログを送りつけてしまう可能性があります。受け取る側にとっては大きな負担であり、営業側としても大切な資材を無駄にしてしまうことになります。

解約・解除済みの営業先に連絡してしまう

既にサービスを解約している方、契約を解除している方の連絡先が名寄せによって削除できていないと、営業を行う、DMやカタログを送付してしまう可能性があります。解約したはずの会社から連絡がきたら苦情に発展してしまう場合もあります。

必要な連絡を折り返せない

名寄せせずに複数のデータが混在したままになっていると、お客さんからの連絡が折り返せないままになってしまう可能性があります。大切な営業の電話が売り上げにつながらないリスクがあるのです。

名寄せを行うプロセス

実際に営業リストを作るために名寄せを行う場合には、どんなプロセスを経る必要があるでしょうか。ここからはプロセス順に名寄せ方法を解説します。

データの選定

名寄せをするからには、まずは土台となるデータが必要です。データの中から名寄せしたい情報を決めます。企業名や電話番号、メールや住所などが主な抽出項目としてよく採用されています。ざっくりした抽出ではなく、最終的にどのようなリストにするのかこの段階で確定させておくことがおすすめです。

名寄せするために抽出する

顧客データの中から必要なデータの抽出を行います。データによっては「住所」と書かれているものが別のデータでは「アドレス」を書かれている、住所や電話番号などが1つの項目として管理されている場合があります。名寄せに抽出する際には充分に気を付けて抽出しなければ見落としてしまう可能性があります。

データ修正（クレンジング）

抽出を終えたらデータの完成度を高めるために修正作業を行います。この作業はクレンジングと呼ばれ、フォントや空白、全角・半角などの修正も行い見やすく仕上げていきます。表記ゆれを見逃してしまうと使いにくいデータとなるので注意が必要です。

クレンジングを行う際には、一定の基準をあらかじめ決めておくことが重要です。たとえば、電話番号の間にハイフンを付けるかどうか、なども一見細かい内容ですが見落としてしまうとまた修正を行う必要があります。

マッチング

クレンジング後は同じ属性と識別されたものにIDを付与します。この段階でようやく重複していたデータの整理が終わります。複雑な工程ですが営業力を高め、効率よく経営に活用していくためには名寄せは必須といえるでしょう。

Excelで名寄せを行う方法

名寄せ自体は必須の作業ですが、この作業自体が営業力に直結するわけではありません。そのため効率よく名寄せ作業を行う必要があります。名寄せには色んな方法がありますが、多くの企業が実践しているのはExcelによる名寄せです。Excelで名寄せを行うためには関数や機能の項目を使って行います。

関数の使い方に関してはネット上に情報も多く、Excel初心者の方でも挑戦しやすいでしょう。オートフィルター機能やIF関数を活用すれば絞り込みも簡単です。SFAなどのシステムにデータを移行する際にも活用できるので、汎用性は極めて高いといえるでしょう。

まとめ

この記事ではお客さんへの営業ツールに欠かせないデータを名寄せする方法について、詳しくご紹介を行いました。名寄せは一見難しそうに感じますが、Excelの活用でも充分に精査ができます。より精度を高めたい場合には、営業支援ツールと呼ばれるようなアイテムも登場しています。メールアドレスの重複を発見するツールなどもあり、二重にメール送信を防げるものもあります。賢くさまざまなツールを活用して、名寄せの完成度を上げてみましょう。