購入したリストはどう管理する？情報を活用できる管理方法をご紹介！

リスト販売業者から顧客リストを購入したとき、管理方法に悩みますよね。また、どのように管理するかによって、今後顧客リストをどのように活用できるかどうかが変わってきます。そこで今回は、顧客リストを効率よく活用できる管理方法をご紹介しますので、顧客リストを扱っている方はぜひ参考にしてください。

MicrosoftのExcel

MicrosoftのExcelは、企業なら業務で活用しているところがほとんどでしょう。顧客リストの管理もExcelで行うことができます。

■Excelでの管理方法とメリット

どのように管理するのがよいかは企業によって異なりますが、最もシンプルなのが、横軸に企業情報や受注確度を入力し、縦軸に顧客ナンバーを振る方法です。新規の顧客が増えた時は、その都度リストに情報を追加していきます。受注確度が変わった時も、その都度更新が必要です。

また、顧客数が増えた時は、Excelのフィルター機能を使うことで時短になります。顧客リストをExcelで管理する最大のメリットは、管理費用を抑えられるということです。また、普段パソコンを使って業務をしている方なら、操作方法に慣れており、誰でも使いやすいというのもメリットです。

■顧客リストをExcelで管理するデメリット

顧客リストをExcelで管理するには、デメリットも生じます。まずは、ファイルのコピーや削除が簡単にできてしまうことです。簡単な操作でコピーや削除ができてしまうので、誤って大事な顧客情報を消してしまうという可能性もあります。また、他のファイルにコピペされてしまい、情報漏洩につながることもあるのです。

次に、管理できる件数に限界があるというデメリットがあります。顧客リストに記載されている顧客数が少ないのであれば問題ありませんが、この先どんどん顧客が増える可能性がある企業や、既に多くの顧客がいるという企業にはおすすめできません。また、Excelはあくまで表計算ソフトです。顧客管理に特化した機能がないため、顧客リストを管理することはできても、顧客の傾向を分析することはできません。

顧客管理システム「CRM」

顧客リストを管理する方法として、顧客管理システムを利用する方法があります。そして「CRM」は、顧客管理システムの中でも代表的なものの一つです。ここからは、CRMで顧客管理をするメリットとデメリットを見ていきましょう。

■CRMで顧客管理をするメリット

CRMでは、顧客リストを一元化してさらにクラウド化することで、社内や部署で共有しながら管理できます。顧客ごとの売上高や利益はもちろん、その顧客の属性や過去の接触履歴などの情報まで管理できるので、必要な情報をすぐに探すことが可能です。

■CRMで顧客管理をするデメリット

顧客管理システムCRMを利用するには、当然コストがかかります。また、CRMは多くの業者が提供しているため、どこのシステムに依頼するか悩むこともあるでしょう。そして、CRMの使い方を覚える必要があります。そのため、社員全員がうまく活用できるまでは時間がかかるかもしれません。

さらに、システムを導入するときに、所有している顧客データをすべて入力しなければいけないため、運用するまでに時間がかかるというデメリットもあります。

顧客管理システム「SFA」

顧客管理システムの一つとしてももう一つ代表的なのが、「SFA」です。SFAは、「営業支援システム」とも呼ばれています。普段の営業業務をより効率よくするためにサポートしてくれるシステムです。そして営業業務には欠かせない顧客リストも、SFAで管理できます。また、顧客情報とともに、顧客ごとの案件の進捗状況や、契約確度、売上額なども一括で管理できます。

■CRMとの違いは？

CRMとSFA、顧客情報を管理する点では似たようなシステムに見えますが、具体的には何が違うのでしょうか？CRMは、顧客に関する情報を集めて分析することで、効率よく自社のマーケティングに活用できます。

そしてSFAは、営業するために必要な顧客情報を管理し、実際の営業活動で得た情報を管理しながら、次のステップにつなげることが目的です。これらのことを踏まえると、既に顧客がいて、既存顧客で売り上げを伸ばしたいのであればCRMがおすすめになります。

一方、これからどんどん新しい顧客を増やし、新規顧客の獲得によって売り上げを伸ばしたいのであれば、SFAがおすすめということになります。また、CRMとSFAはそれぞれさまざまなツールがありますが、両方の機能を兼ね備えているものもあります。既存でも新規でも、全体的な営業効率を上げたいという企業の場合は、CRMとSFAが一緒になっているツールを利用するのがおすすめです。

顧客リストを活用する方法をご紹介しました。顧客の数が少なく、管理のコストを抑えたいということであれば、Excelでも充分顧客リストの管理は可能です。一方、今後顧客がどんどん増えていく可能性が高い企業や、顧客管理を効率よく行って業務に活かしたいということであれば、顧客管理システムを利用するのがおすすめです。大切な顧客情報を上手に管理して、売上アップにつなげていきましょう。