法人リストを漏えいさせない管理方法

法人リストは、企業にとって大切な資産です。それだけに流出や漏えいがおこれば、企業の信用度を落とすだけでなく、売上に大きく影響をおよぼすこともあるでしょう。また、場合によってはクライアントにも損害をあたえてしまうことにもなりかねません。そうならないためにも、法人リストを管理するためのノウハウを見ていきましょう。

漏えいの原因となり得ることを分析

法人リストの漏えい防止対策を考えるとき、まずはどんなことが原因で起こってしまうのかを分析することが肝心です。あるデータによると、その要因となっているのが「操作ミス」や「紛失」「置き忘れ」など、人的ミスが8割近くを占めているといわれています。これらの現状を踏まえたうえで、正しく管理するにはどんな方法が良いのか考えることが重要というわけです。

具体的に見ていくと、まず「操作ミス」ですが、メールなどの誤送信がこれに該当します。アドレスを間違えて入力したり、添付する文書を間違えたりというような、明らかに不注意からくるものです。

次の「紛失」や「置き忘れ」は、業務で使用しているパソコンやデータを外に持ち出して、なくしたり置き忘れてしまうことです。近年は、スマートフォンやタブレットでも多くの情報を持ち運びできるため、十分注意をすることが大切です。

置き忘れで多いケースが、電車内で網棚にバッグをのせてそのまま下車してしまったり、最悪なケースでは飲んだ帰りに眠りこけてしまい、バッグごと盗難にあうなどということもあるようです。紛失や置き忘れは比較的多く発生しやすいものですので、業務パソコンやデータの外部持ち出しには、徹底したルール作りが必要だといえるでしょう。

そして外部からの被害として挙げられるのが「不正アクセス」です。上記のような社内でのヒューマンエラーと比べて少ないですが、攻撃法も日々進化しているため被害にあえば重要な情報が盗まれてしまいますので、十分に注意しましょう。

一般的な管理方法を見直し強化する

漏えい防止のための管理方法として、一般的には次のようなことをおこなうことがまず原則です。まずは機密情報と一般情報をしっかり「区分け」することで、「Confidential」などの印を押し管理することがこれにあたります。ただ、機密・重要だと告知してしまうことにもなりますので、区分け方法に工夫する必要があるでしょう。

そして、その重要データにアクセス権限を持つレベルを必ず設定することも必要で、例えば部署・担当別に許可の設定をしておくことが大切です。加えて、機密情報へのアクセス履歴をチェックする、アナログデータであれば、保管室への出入りを監視カメラなどでチェックすることなども効果があります。

データのアクセスには当然、IDやパスワードを設定している企業がほとんどでしょうが、できれば生体認証なども取り入れることで更に厳重になります。紙などのアナログデータの場合は、特殊な用紙を使いコピーができないような工夫をすることもできます。

仮に複写したとしても「いつ」「誰が」コピーや印刷をしたか、分かるようなシステムを導入すると良いでしょう。現在、USBメモリなどで社内のデータを外部に持ち出すことは禁止している企業が多いですが、それに関しては改めて規定を設けるなどして、今以上の厳重管理をすることが望ましいです。

体系的管理法と社員を大切にする企業体質

一般的な管理方法を守ったうえで、意識をしたいのが体系的な管理という点です。手順としてはまず「情報を仕分ける」ことからスタートします。例えば万が一データが漏れたと仮定して、自社およびクライアントにとってどれだけ損害が大きくなるか、その優先順位を付けていきます。

法人リストといってもその目的はいくつかあり、用途別に分けられるケースもあることでしょう。その際、選別の基準はなるべく絞るようにすると良いです。それができたら、分けたリストごとに「部門外・社外持ち出しルール」や「コピーや印刷ルール」などが現状どうなっているかをまとめていきます。

それらを担当部署以外もまじえて検討しながら、より的確なルールや管理方法の修正をおこない、マニュアルにして社内で共有することが肝心です。そのような管理の徹底を十分にするほかに、忘れてならないことがあります。それは「社員を大切にする」ということであり、どれほど厳重管理をおこなっていても、スタッフの不満が増大している職場ではその効果が不十分になりやすいのです。

会社に忠誠を尽くせというのではなく、社員を大切にしていればおのずと「不正持ち出し」などの悪意ある行為は防げることが多いからです。上司と部下との人間関係やコミュニケーションを大切にし、居心地のよい職場環境を提供することも、企業にとっては必須の漏えい防止対策となることを念頭においておきましょう。

企業にとっての重要な情報やデータを安全に管理するには、まず漏えいの原因がどんなケースで起こりやすいかを分析してみると良いでしょう。それらを踏まえて、一般的におこなわれている基本の対策を万全にして強化することが不可欠です。そのうえで情報の体系的管理をおこないマニュアル化をして社内全体で共有しましょう。また、社内の不正を防止するためには、社員を大切にする企業体質も不可欠であり、厳重管理に加えて忘れてならない点であるといえるでしょう。