配信オプションのあるリスト販売業者で業務効率化

自社のサービスや商品を売り込むために、リスト販売業者から需要が見込まれる企業のリストを入手し、お知らせや広告などのメールを配信して業績を伸ばすケースが増えています。しかし、1件1件手作業で送付するのは大きな手間となることから、事務作業の負担を軽減するために、配信オプションのあるリスト販売業者を選ぶとよいでしょう。

時代はインターネットのメールが主流に

かつてはリスト販売業者から入手したリストをもとに、郵送のダイレクトメールやファックスを使用して自社の製品やサービスを売り込むのが主流でした。しかし、現在ではそれらの情報を受け取る各企業や個人に至るまで、何らかの方法でインターネット回線を持っているのが一般的です。

メールであれば、コストの面では郵送の切手代やファックスの通信費を削減できるほか、スピードの面でも郵送なら送付元と同一の市区町村が送付先であっても最低1日程度、ファックスなら1枚あたり数分の時間を要していたところ、メールならほんの数秒で送信できます。さらにメールはテキストベースの文章だけではなく、高画質な写真を添付して商品の特徴をわかりやすく伝えられ、鮮やかなCGで演出すれば従来型の方法よりも高い訴求力をもつことになるでしょう。

また、メールだからこそ実現できる機能にURLの貼り付けがあり、クリックするだけで自社のウェブサイトに誘導でき、商品やサービスのページに直接呼び込んで検索する手間を省けます。また、ダイレクトにローンチを行えることで情報を届け、購入や契約をしてもらえる可能性を高められるのも大きなメリットです。メールの活用こそ入手したリストの可能性を広げることが可能で、ビジネスを成功へと導く新たなツールとして大きな注目を集めています。

メールを1件1件送信する手間を解決

インターネットの黎明期は、同じ内容のメールを複数の企業に送信したい場合、メーラーの機能として備えられているカーボンコピーによる一斉送信を使用するのが主流でした。しかし、メールのヘッダーに、送信先のすべてのメールアドレスが記載されるのが問題となったのです。

受信者がヘッダーを閲覧すればリストが見えてしまうため、昨今では使用されることはまずないでしょう。トラブルを防止するためには1件1件手動で送信するのが確実で、1通のメールにつき1件の送信先メールアドレスのみがヘッダーに記録されます。しかし、数が多くなると何度もメールを作成して、送信先のアドレスを変更して送信する作業を繰り返さなければなりません。

そのような時に便利なのが、メール配信オプションのあるサービスを利用する方法です。専用のツールが提供されている、または専用のウェブサイトに入力フォームがあり、本文を作成してからメール配信オプションを選択すれば、購入したリストから1件1件のメールアドレスが設定されて自動送信されます。

また、リスト内のすべてのアドレスに配信できるのはもちろんのこと、業種や事業規模、これまでの契約の有無、アポイント済みなどのタグでフィルタリング、グループ分けを行い、条件に一致した企業のアドレスのみに配信できるのも便利でしょう。

自動宛名機能で誠意を持った情報を届ける

従来の自動メール配信オプションでは、業務を効率化できる側面として問題視されていたのが、送信されるメールの内容です。全員に対してまったく同じ内容になってしまい、契約を迷っている相手にはもう1ランク上のアピールをしなければ物足りません。さらに訴求力を高めるために、メールの冒頭で宛名を書くという方法があります。

宛名のない宣伝メールは訴求力のあるデザインだったとしても、受け取った相手からは多くの人々に同じ内容のメールを送信しているというイメージになり、さほどインパクトを残せないケースも少なくありません。

一方、冒頭に相手企業の名称が入っていれば、自社のことを理解してその商品やサービスをPRしているというポジティブな印象が高まるでしょう。その後の契約が締結できる可能性を広げるものとなりそうです。これも前述のメールアドレスを1件1件設定する手間と同じく、送付先ごとに宛名を手動で書き換え続けるのは手間となります。

しかし、自動宛名機能を備えたメール配信オプションを利用すれば手間を省けるのです。リスト販売業者から入手したリストの中から送信したい企業を選択すれば、メール本文の冒頭に宛名が記され、相手企業にマッチした情報を届けたとアピールできます。文章はあらかじめ用意されているテンプレートのほか、自由にカスタマイズすることも可能です。

リスト販売業者から入手したリストを利用しビジネスやマーケティングを成功させるには、受信相手がどのような印象を受けるのかも考慮することが重要です。配信オプションを利用すれば、カーボンコピーのようにアドレスのリストが閲覧される状態を回避でき、自動宛名機能ならば冒頭に相手企業の名前を挿入することで好印象を与えられるでしょう。