質のよい営業リストとは？営業リストを作成する前の準備など

効率のよい営業活動を行うなら、そのための準備が必要です。顧客情報などを記載した営業に使うためのリスト、「営業リスト」もそのひとつですが、適当に作成したリストでは効果的な営業活動を行うことはできないでしょう。必要なのは「質のよい」リストですが、それはどのようなリストなのか、作成するための準備についても詳しく説明します。

質のいい営業リストとは

質のいい営業リストとは、効果的な営業を行うことができるリストのことです。たとえ情報量が多くても、それが羅列されただけでは質のいいリストとはいえません。質のいいリストを作成するための、ポイントについて説明していきます。

■リスト情報は最新の状態にする

企業の情報は時間の経過とともに変化することも多く、リスト情報が過去のものとなってしまい、効果的な営業ができなくなる可能性があります。企業名が変わっている、移転して住所や電話番号も変更になっているなどのケースもあるでしょう。とくに電話番号が変更になっていた場合は、営業リストに記載されている番号にかけてもつながりませんから、そこで新しい番号を調べなければならないという手間が発生してしまうでしょう。

また、リストに記載されている営業先から、アプローチは控えて欲しいという依頼があった場合、そのような情報が更新されていなければ、知らずに営業活動を行い相手に迷惑をかけてしまう可能性もあります。これらのような事態を避けるために、リスト情報は常に最新のものにしておく必要があるでしょう。

■重複がないリストにする

情報が重複していれば、同じ企業に複数回営業を行ってしまう可能性があります。同じ内容で何度も連絡すれば、相手企業も迷惑でしょうしよい印象を与えるとは思えません。リストが重複することで実際に起こる可能性がある問題として、次のようなことが挙げられます。

・メールやDMを、同じ人に何度も送ってしまう
・一斉メール送信で、1つの企業に複数のメールを送ってしまう
・最新の情報がどれなのかわからなくなり、どう更新していいのかもわからない

このような事態を繰り返していれば、企業としての信頼を失いかねません。リストが重複しないよう、入力する項目や規則を社内で統一するなど、丁寧に作成することが大切です。

営業リストを作成する前の準備

営業リストを作成する前の準備について説明します。

■営業戦略を構築する

リストを作成する前に、自社の営業戦略を構築します。

1．SWOT分析などを使用し、競合他社や市場などの外部環境を調査する
2．外部環境を検証し、そのうえで自社の課題を明確にする
3．他社と差別化できるような、自社の強みや要素などを明確にする
4．1～3をもとにして、目標を立てる
5．目標達成につなげるための、細かい営業施策を考える

このように営業戦略を構築することで、どんな営業活動を行えばよいのか明確になりますし、あらかじめ営業戦略を立てておけば営業リストを集める目的もはっきりし、精度を高めることにつながるでしょう。

■営業戦略を社内で共有する

営業リストを作成する目的は、受注確度を部署内で統一し、営業活動の見直しを立てやすくすることも挙げられます。営業リスト作成の目的、構築した営業戦略を社内で共有すれば、リストを確認して成約率が上がりそうな顧客に優先して営業することも可能になるでしょう。

営業リストの作成方法

効率よく営業活動するためには、質のよいリストが必要です。質のよい営業リストを作成するためのポイントについて説明します。

■インターネット上での情報収集

インターネットを利用すれば、場所や時間を選ばず簡単に情報を集めることができ、しかも無料なので情報収集には最適のツールでしょう。ただし、無料で作成できる分、インターネットを活用する方法は時間も手間もかかるものです。法人番号公表サイトを活用したり、業界団体のホームページをチェックしたりして、効率のよい情報収集を行ってください。また、近年はSNSを利用して情報を発信している企業も増えていますから、こちらの活用もおすすめです。

■社内の名刺情報を集める

営業担当者、社内で共有している名刺の情報を集める方法もあります。

■営業リスト作成ツールの活用

営業対象となる企業を見つけやすくする、営業リスト作成ツールなら検索したい情報を効率よく入手できます。

■リストを購入する

自社で作成するのではなく、リスト販売会社からリストを購入するという方法もあります。費用はかかりますが、作成の手間を省くことが可能です。

営業リストの管理方法

営業リストは作成したら終わりではなく、正しく管理しなければなりません。どのように管理したらいいのか、説明していきます。

■Excel（エクセル）を活用

費用を抑えることができ、手軽にリストの作成や管理を行うことができます。新規の見込み客が増えたらその都度情報を追加、受注確度が変わった場合も随時更新するようにします。

■外注する

専門の外注業者に発注すれば、担当者の負担を軽減することも可能になります。ただし、外注することで情報漏洩のリスクもありますから、業者を選ぶ際には慎重に検討する必要があるでしょう。

■顧客管理システムの活用

Excel（エクセル）よりもコストがかかるのですが、より効率的な管理が可能になる「CRM」や「SFA」などの顧客管理システムを活用する方法もあります。

営業リストを最適な状態で活用するには、正しい情報を正しく管理することが必要です。そのためには、自社が営業すべき企業をしっかりとリストアップするだけでなく、常に最新の情報に更新ことが欠かせません。質のよいリストが作成できたら、そのリストをExcelや専用のツールを利用し適切に管理することで、営業活動を効率的に行うことへとつながるでしょう。