知っているようで知らない個人情報保護法！守るべきルールとは

名前だけは知っているという方が多い個人情報保護法。個人情報を運用していく際に意識しておかなければ知らず知らずの内に違反してしまうかもしれません。本記事では、知っているようで知らない個人情報保護法について詳しく紹介します。営業のためにデータの収集をしようと考えている方は、ぜひ参考にしてください。

そもそも個人情報保護法とは

そもそも個人情報保護法とは何なのでしょうか？個人情報保護法とは、個人の名前や住所、マイナンバー、指紋といった情報を保護するための法律です。民間企業が個人の情報を営業などで活用する際に守るべきルールが取得と利用、保管、提供、開示請求の4つのカテゴリー別に決められています。法律に関する知識がない方からすると、難しいと感じるかもしれませんが情報を保管・運用する側にとって必ず守らなければいけない法律のため、営業などで利用する前に一度は確認するようにしましょう。

個人情報の定義

そもそもどんな情報が個人情報にあたるのか分からないと感じている方が多いでしょう。個人情報を運用する際に守るべきルールなどを確認する前に、先に定義をはっきりとさせておきましょう。

まず個人情報にあたる情報は、大きく分けて個人を識別できる情報と個人の体に関する情報、一人ひとりに割り振られている公的な番号の3つです。個人を識別できる情報にはその人の名前や生年月日、住所などがあたり、個人の体に関する情報には指紋や網膜の情報があたります。そして一人ひとりに割り振られている公的な番号にはマイナンバーなどがあたります。

すべてに共通する点としては、個人を識別できてしまうという点が共通しているため、とにかく個人を識別できてしまうような情報は個人情報と考えて問題ありません。個人情報はほか人に知られてしまうとその人が不利益を被る可能性があるため、取り扱い方に関して保護のための法律が存在しています。営業などで個人の情報を扱う際は、法律をしっかりと確認し違反してしまうことのないよう充分注意しましょう。

個人情報を取り扱うときの守るべきルール

データの運用の際に守るべきルールは複数あります。すべてを説明することは難しいため、ここでは一部を紹介します。これから営業などで個人情報を運用していく予定がある方は、ぜひ参考にしてください。

告知通りに運用する

まず個人情報を営業などに利用する際は、各データを収集した際に伝えてあった目的に沿って運用しなければいけません。つまり、営業に利用すると伝えてメールアドレスを収集した際は営業のみに使用でき、営業に利用すると伝えていない場合にはデータを持っていたとしても営業に使用することはできないということです。

自社コンテンツなどから自力で収集を行った場合は、データを収集した際に伝えた使用用途に従い、リスト販売業者などからデータリストを購入した場合には販売業者が許可している利用用途のみに使用するようにしましょう。

一度拒否された相手に何度も連絡しない

一度電話番号などのデータを収集できたら、その後は永遠に利用できるわけではありません。もし相手がこれ以上営業の連絡をしてこないでほしいと申し出をしてきた場合は、相手の希望にしたがって営業の連絡をすることをやめなければいけません。一度営業の連絡をこれ以上送らないでほしいという申し出をされたにもかかわらず、その後も続けてしまうと個人情報保護法に違反することになってしまうので注意しましょう。

個人情報が漏洩しないよう注意する

これはご存じの方が多いですが、個人情報を運用する際は情報が漏洩しないよう充分に注意する必要があります。適当に扱い情報を漏洩させてしまった場合、事実の公表や損害賠償金の支払いなどが発生し、相手だけでなく自分にも大きな損失が発生してしまいます。ファイルにパスワード設定したりセキュリティ対策ソフトを導入したりするなど、充分な管理を徹底しましょう。なお漏洩させてしまった際は、本人への連絡が義務付けられているため、黙っておけばばれないなどの甘い考えは持たないようにしてください。

ほか人へ渡すときは同意を得る

基本的に収集した個人情報を他人に提供する際は、情報提供者の同意を得る必要があります。他人へ情報を渡す同意を得ずに勝手に情報を渡してしまうと罪に問われてしまうので注意してください。警察や裁判所は例外にあたります。

漏洩した際に本人へ連絡する

少し前までは誤ってデータを漏洩してしまった場合、本人への連絡は義務ではありませんでした。しかし、2022年4月に行われた法改正からは義務に変更されたため、1人分でも漏洩してしまった際は速やかに本人へ連絡するようにしましょう。クレジットカードなどの悪用される可能性が高いデータ以外の漏洩であっても連絡が必要です。

まとめ

本記事では、知っているようで知らない個人情報保護法について紹介しました。個人情報は漏洩されてしまうと相手が不利益を被る可能性が高い大切なデータです。事業で活用する際は、軽く考えてしまわずにしっかりと保護法にすべて目を通し、法律で定められたとおりに正しく運用するようにしましょう。なお保護法はこれまでに何度か変更された過去があり、今後も更新が行われる可能性があるので更新された際は忘れずに最新のものをチェックしてください。本記事が、データの収集をしたいと考えている方の役に立てれば幸いです。