Excelやスプレッドシートで営業リストは作れる？作成方法をご紹介！

営業リストは、顧客管理に重要なツールです。精度を高くつくることで、優先順位を考え、チャンスを逃さない営業活動ができます。また、時間を無駄にせず、効率的に動くことも可能です。リストツールは有料で販売されていますが、ここでは無料でリストを作る方法を解説します。リスト販売業者への依頼をする前に、ぜひ試してみましょう。

営業リスト作成にはエクセルがおすすめ

営業リスト作成の目的は、営業効率アップや、リアルタイムの情報記録、傾向の分析、チーム内の共有などがあります。誰もがわかりやすく、入力しやすいツールである必要があります。そこで、エクセルの利用がおすすめです。営業リストを無料で作成するには、一番身近な方法でしょう。

Excelで営業リストを作る方法

ここでは、エクセルの営業リスト作成における、流れと注意点を解説します。

必要項目をきめる

まず、記録したい項目をきめます。基本情報として、企業名・住所・電話番号・アドレス・企業URL・担当部署・担当者の氏名は必ず設けましょう。また、営業履歴として、動向の入力も必要です。接触回数・接触日時・何を提案したか・提案に対する反応・雑談内容など。優良顧客や、時間を優先すべき顧客など、営業活動に役立つ情報をまとめましょう。

タイトルと項目の入力

データのタイトルは必ず入れましょう。また、タイトルとデータの間には、1行以上間隔をあけます。詰めて入力すると、うまく処理されないことがあるので、注意しましょう。そして、必要項目を横方向に入力します。1枠が小さいので、文字数がおさまっていないように見えますが、枠内の文字は入力フォームに正しく表示されるので、確認しながら入力しましょう。

データ入力

各項目のデータを入力します。1つの行に1営業先として使います。データ入力のミスをすると、リストが見づらくなり、分析結果があいまいになるので注意しましょう。

プルダウンによる効率化

随時更新するデータ入力の場合、プルダウン設定をすると簡単です。プルダウン設定とは、入力すべき言葉があらかじめ決まっている場合、登録をしておき、クリックだけで選ぶことができる操作です。プルダウン設定の方法は、利用したい範囲すべてのセルを、ドラッグ選択します。

そして、データの入力規則→すべての値→リスト、の順番でクリック。必要な言葉を「元の値」という箇所に、打ち込みます。注意点として、言葉を複数登録する際に、必ずあいだに、半角カンマを入力しましょう。データ画面にもどると、選択したセルの右側に三角印が表示されます。三角印をクリックすると登録した言葉が一覧になり、選択だけで入力が済むので効率的です。

リストの利用方法

エクセルは、グラフ作成や、累計・比較数値を算出することが可能です。くわしく、顧客分析をして、戦略的に利用できます。最初の項目設定の際に、分析に利用できそうなことが何かを、充分に考えましょう。データを詳しくとることで、役立つ営業リストが完成します。

スプレッドシートで営業リストを作る方法

スプレッドシートはGoogleが作成した表計算ソフトです。エクセルと同じく無料で利用ができます。また、多人数で同時入力、閲覧が可能であり、情報共有がとてもしやすいメリットがあります。リアルタイムの情報が把握できるので、部署内の連絡もスムーズになるでしょう。

テンプレートの利用

営業職に使いやすいリストが、テンプレート化されており、必要があれば自由にアレンジができます。早くリストを作成したい場合は、とても便利なソフトです。トップページのテンプレートギャラリーから、顧客関係管理ツールレポートを選びましょう。

テンプレートは、とても細かく、項目が設定されています。簡易的なものでよい場合は新規作成がおすすめです。その場合は、エクセルと同じく、必要項目とデータを入力しましょう。

プルダウン設定

スプレッドシートも、プルダウンの設定が可能です。設定したい範囲をドラッグ選択し、データ→データの入力規則→リストを範囲で指定→リストを直接指定、この順番でクリックをします。

ここで、必要な言葉を登録できるので、入力しましょう。言葉が複数ある場合はカンマをいれます。つぎに、セルにプルダウンリスト表示・入力を拒否、の項目にチェックをいれて保存します。リスト画面に戻ると、プルダウン入力が可能です。

共有機能

作成したリストを、特定の相手にリンクで送り、共有が可能です。共有したいファイルをひらき、共有→リンクをコピーの順でクリックします。メールアドレスを入力し、送信すると共有が可能です。また、閲覧している全員が入力操作をするには、あて先がGメールアドレスであることと、設定を編集者にすることが必要です。

まとめ

営業職が日々収集した情報は、いかに利用するかが重要です。情報収集とデータ入力だけで終わらせず、戦略を考えましょう。そのためには、見やすく、分析しやすいリスト作成が必要です。エクセルやスプレッドシートは、無料なのでオリジナルの利便性を追求するのによいでしょう。

ある程度、リストの使い方や狙いが定まったら、リスト販売業者を利用すると便利です。有料リストは、分析がより緻密に行えるので、実績が期待できます。また、情報保護の観点も安心です。営業リストの精度をあげて、営業活動に役立てましょう。